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Microsoft Windows SharePoint Services permet de lier une bibliothèque de documents à un dossier public basé sur Microsoft Exchange version 2000 ou ultérieure. Tout document joint à un message du dossier public peut être automatiquement inséré dans la bibliothèque de documents ; celle-ci affiche ensuite le document, l'adresse de provenance, la ligne d'objet, ainsi que la date et l'heure de l'insertion de la pièce jointe dans la bibliothèque de documents. Le corps de texte du message électronique n'est pas conservé. Il demeure dans le dossier public mais n'est pas transféré vers la bibliothèque de documents.
Il suffit que l'utilisateur envoie un message au dossier public, avec un document joint, pour que le document soit automatiquement ajouté à la bibliothèque de documents correcte sur un site SharePoint. Par exemple, si vous utilisez un modèle XML pour stocker des informations de facturation, l'utilisateur peut remplir la facture XML puis l'envoyer par courrier électronique au dossier public. Le fichier XML est ensuite déposé dans la bibliothèque de documents en vue d'une intégration éventuelle dans un rapport de factures global ou pour qu'il soit facilement récupérable.
Étant donné que cette fonctionnalité repose sur la messagerie électronique pour le transport des documents, elle utilise les mêmes règles de sécurité que tous les messages électroniques. Avant de l'activer, vous devez être conscient des vulnérabilités et problèmes suivants :
Cette fonctionnalité adhère aux règles de blocage des extensions de fichier appliquées à une bibliothèque de documents. Tout document dont l'extension de fichier est bloquée au niveau du serveur ne peut pas être ajouté à une bibliothèque de documents à extension messagerie. Par exemple, si vous disposez d'un fichier portant l'extension .exe et que vous l'envoyez vers le dossier public, il ne sera pas transféré à la bibliothèque de documents. Pour plus d'informations sur les types de fichiers bloqués, voir Configurer les types de fichiers bloqués.
Le service de minuterie Microsoft SharePoint détermine à quel moment la présence de nouvelles pièces jointes est vérifiée dans le dossier public. Lorsque l'événement du service de minuterie est exécuté, le service vérifie si le dossier public contient de nouveaux documents puis les insère dans la bibliothèque de documents. Le service de minuterie SharePoint ne fait qu'insérer des documents ; il ne met pas à jour, ni ne remplace ou supprime des documents. Si le même document est ajouté au dossier public plusieurs fois, il apparaît plusieurs fois dans la bibliothèque de documents. Toutefois, chaque document de la bibliothèque de documents porte un nom de fichier unique (automatiquement généré par l'ajout d'un nombre, tel que «1» à la fin du nom de fichier, de telle sorte que le fichier nomfichier.doc devient nomfichier1.doc s'il est ajouté de nouveau).
Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité avec toute bibliothèque de documents ou toute liste basée sur un modèle de bibliothèque de documents, comme une bibliothèque de documents personnalisée, à l'exception d'une bibliothèque d'images qui n'est pas prise en charge. Les données envoyées à la bibliothèque de documents parallèlement au document ne sont pas évolutives. Tout champ supplémentaire (même un champ requis) que vous spécifiez dans les propriétés de la bibliothèque de documents est ignoré lorsque les documents sont insérés.
Vous ne pouvez activer cette fonctionnalité qu'après avoir configuré le dossier public Exchange Server de manière à ce qu'il fonctionne avec Windows SharePoint Services. Une fois la fonctionnalité configurée, vous devez poursuivre l'administration du dossier public à partir d'Exchange.
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez recourir aux outils d'administration d'Exchange 2000 Server afin de réaliser les tâches suivantes :
Si vous préférez ne pas accorder l'accès aux comptes de pool d'applications, vous pouvez à la place accorder au compte d'utilisateur anonyme l'accès en lecture au dossier public. Il s'agit d'une méthode moins sécurisée que l'accord de l'accès au compte de pool d'applications.
Pour plus d'informations sur la gestion des dossiers publics et de l'accès utilisateur dans Exchange 2000, voir la documentation Exchange 2000 Server.
Pour activer cette fonctionnalité, vous devez être administrateur serveur local ou membre du groupe Administrateurs SharePoint . Vous activez cette fonctionnalité en entrant un nom de serveur Exchange dans la page Paramètres généraux du serveur virtuel. Une fois que vous avez activé cette fonctionnalité pour un serveur virtuel, tout administrateur d'un site sur ce serveur virtuel peut activer la fonctionnalité pour une bibliothèque de documents dans son site.