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Les bibliothèques vous permettent de partager des fichiers avec d'autres utilisateurs du site. Le type de bibliothèque que vous utilisez dépend des types de fichiers que vous partagez. Pour partager une collection de graphiques ou d'images numériques, utilisez une bibliothèque d'images. Pour stocker un groupe de formulaires basés sur XML, utilisez une bibliothèque de formulaires. Pour la plupart des autres types de fichiers comprenant des documents et des feuilles de calcul, utilisez une bibliothèque de documents.
Les bibliothèques affichent une page qui reprend chaque fichier ou dossier et ses propriétés, ainsi qu'un lien hypertexte vers chaque fichier. Cette page comprend en outre des commandes permettant d'ajouter des fichiers et des dossiers, de trier et de filtrer la liste de fichiers, de basculer vers un autre affichage de la bibliothèque et de modifier la structure de la bibliothèque. Vous pouvez également créer des alertes qui vous avisent de toute modification apportée à la bibliothèque ou à des fichiers spécifiques d'une bibliothèque.
Lorsque vous ajoutez ou supprimez un fichier d'une bibliothèque, Microsoft Windows SharePoint Services met à jour tout les liens hypertexte vers ce fichier dans le site.
Remarque Lorsque vous supprimez un fichier d'une bibliothèque, toutes les versions du fichier sont également supprimées.
À propos des bibliothèques de documents
Les bibliothèques de documents sont des ensembles de fichiers que vous partagez avec les membres de votre équipe. Ainsi, vous pouvez créer une bibliothèque de documents communs pour un projet.
Par défaut, votre site Web d'équipe est doté d'une bibliothèque de documents intégrée appelée Documents partagés, répertoriée dans la Barre de lancement rapide, ainsi que sur la page Documents et listes.
Remarque Les fonctionnalités de votre site peuvent varier en fonction du modèle utilisé.
Vous pouvez enregistrer tout type de fichier dans une bibliothèque de documents. Il est toutefois judicieux d'utiliser des bibliothèques de documents en association avec des programmes client compatibles avec Windows SharePoint Services, tels que Microsoft Office 2003 :
À propos des bibliothèques de formulaires
Les bibliothèques de formulaires sont une solution simple pour partager et suivre les formulaires basés XML (fichiers .xml) utilisés pour rassembler le même type d'informations. Vous pouvez, par exemple, créer une bibliothèque de formulaires pour les formulaires de rapport d'état de votre équipe et ainsi avoir un emplacement unique où les membres de l'équipe peuvent rapidement remplir, enregistrer et consulter leurs formulaires.
À chaque bibliothèque de formulaires est associé un modèle de formulaire qui définit la structure et l'apparence de tous les formulaires créés à partir d'une bibliothèque de formulaires, ainsi que l'application dans laquelle il doit s'ouvrir.
Bien que les bibliothèques de formulaires permettent d'enregistrer n'importe quel type de fichier, il y a plusieurs avantages à enregistrer uniquement des fichiers .xml. Pour cela, vous avez besoin d'un éditeur XML compatible avec Windows SharePoint Services, tel que Microsoft Office InfoPath 2003. Parmi ces multiples avantages, la possibilité d'utiliser des colonnes dans la bibliothèque de formulaires (que vous pouvez organiser de manière à afficher des informations spécifiques stockées dans chaque formulaire de la bibliothèque) et celle de fusionner des données de plusieurs formulaires dans un seul formulaire.
À propos des bibliothèques d'images
Les bibliothèques d'images constituent une solution simple pour le partage et l'organisation d'images numériques dans un environnement de serveur d'entreprise. Une entreprise peut, par exemple, créer une bibliothèque d'images pour ses graphiques de marketing, permettant ainsi aux membres des équipes de consulter, partager, éditer et télécharger des logos d'entreprise ou toute autre documentation de marketing à un emplacement unique.
Bien que vous pouvez stocker vos images dans d'autres types de listes SharePoint, les bibliothèques d'images présentent de très nombreux avantages, parmi lesquels la possibilité de consulter les images avec l'un des trois styles d'affichages uniques, de partager des images à l'aide de diaporamas ou d'envoyer des images directement à des programmes Microsoft Office 2003, de télécharger des images directement sur un ordinateur et d'éditer des images à l'aide d'éditeurs d'images compatibles avec Windows SharePoint Services, tels que Office Picture Manager.
Par défaut, les bibliothèques comprennent un mode Explorateur qui vous permet de travailler avec des fichiers dans la bibliothèque de la même façon que dans l'Explorateur Windows. Le mode Explorateur vous permet de :
Remarque Pour utiliser le mode Explorateur, vous devez avoir un programme client compatible avec Windows SharePoint Services, tel que Microsoft Office 2003 et Microsoft Internet Explorer 5 ou version ultérieure.
À propos des propriétés personnalisées
Vous pouvez spécifier le type d'informations que les auteurs doivent fournir lorsqu'ils ajoutent un fichier à la bibliothèque.
Par exemple, si vous avez une bibliothèque de documents pour vos plans de produits, vous pouvez exiger que les auteurs entrent le titre du document, des commentaires sur le contenu du document et le statut du document.
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