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Dans certains dossiers partagés ou bibliothèques de documents, vous devez extraire un fichier pour l'utiliser, puis le réarchiver une fois les modifications terminées. L'extraction du fichier empêche d'autres utilisateurs de modifier le document pendant que vous l'éditez. Vous pouvez extraire et archiver le document à partir de la bibliothèque de documents ou à partir d'une application Microsoft Office. Les autres utilisateurs ne verront pas vos modifications tant que vous n'aurez pas réarchivé le fichier.
Lorsque vous extrayez un document, les autres utilisateurs ne peuvent ni l'éditer, ni voir les modifications que vous avez apportées. Si vous décidez ensuite d'archiver le document sans sauvegarder vos modifications, utilisez l'option Annuler les modifications et l'extraction à la page Archiver. Toutes les modifications apportées lors de l'extraction du document sont perdues. Le document revient à la dernière version archivée et aucun historique de version n'est conservé pour les modifications non enregistrées.
Lorsque vous archivez un document, les autres utilisateurs qui ont accès à la bibliothèque de documents peuvent afficher et modifier ce document. Ils peuvent en outre visualiser les modifications que vous avez apportées. Lors de l'archivage d'un document, vous avez le choix entre les options suivantes :