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Dans Microsoft Windows SharePoint Services, de nouvelles options d'administration vous permettent d'envoyer automatiquement des avis aux propriétaires de collections de sites leur demandant de confirmer que celles-ci sont utilisées. Vous pouvez également supprimer automatiquement les collections de sites non confirmées. Ces fonctionnalités vous permettent de contrôler le nombre de sites Web inutilisés sur votre serveur.
La confirmation de l'utilisation est similaire aux alertes. Lorsque vous créez une collection de sites, Windows SharePoint Services l'ajoute à la base de données et l'enregistre en tant que site actif. Au bout d'un certain temps, Windows SharePoint Services envoie au propriétaire de la collection de sites une notification par courrier électronique lui demandant de réactiver ou de supprimer la collection de sites inutilisée. La notification par courrier électronique contient des liens permettant de confirmer qu'une collection de sites est active ou de supprimer une collection de sites. Trois issues sont possibles à l'envoi de la notification par Windows SharePoint Services :
Vous pouvez utiliser la suppression automatique pour supprimer des collections de sites superflues sans intervention administrative ni mécanisme de sauvegarde. Pour empêcher la suppression d'une collection de sites sans notification, vous devez activer la confirmation de l'utilisation de la collection de sites avant d'activer la suppression automatique. En outre, Windows SharePoint Services doit toujours envoyer au propriétaire de la collection de sites au moins deux avis de confirmation avant de supprimer une collection de sites. Vous pouvez configurer la suppression automatique à partir des pages de l'administration centrale SharePoint ou de la ligne de commande. Pour plus d'informations, voir le kit Windows SharePoint Services Resource Kit. Outre ces protections de base incluses par défaut, il est recommandé de prendre en considération les conseils pratiques suivants :
Par défaut, le créateur de la collection de sites est répertorié en tant que propriétaire de celle-ci. Selon votre configuration, l'utilisateur doit également spécifier un contact secondaire pour la collection de sites. Windows SharePoint Services envoie automatiquement des notifications de confirmation au propriétaire de la collection de sites et, s'il en existe un, au contact secondaire.
Par exemple, si un propriétaire de collection de sites n'est pas disponible pendant quatre semaines et que Windows SharePoint Services supprime les collections de sites au bout de quatre confirmations hebdomadaires non honorées, Windows SharePoint Services peut supprimer la collection de sites sans donner au propriétaire la possibilité de confirmer l'utilisation. Si vous activez cette fonctionnalité dans une entreprise, veillez à prendre en considération sa politique de vacances et de congé lorsque vous configurez les intervalles de confirmation et de suppression.
Par exemple, si vous configurez la confirmation et la suppression automatique de manière à ce qu'elles interviennent au cinquième jour de chaque mois, sauvegardez votre serveur le quatrième jour. Pour automatiser ce processus, créez une procédure stockée dans Microsoft SQL Server qui vérifie la table des sites et sauvegarde automatiquement tous les éléments dont la suppression a été planifiée.
Il est recommandé de configurer les paramètres suivants pour contrôler le laps de temps qui s'écoule entre la confirmation de l'utilisation des collections de sites et la suppression automatique :
La valeur de notification initiale détermine à quel moment Windows SharePoint Services envoie le premier avis de confirmation à une collection de sites. Cette valeur ne détermine pas la fréquence des notifications, mais seulement le nombre de jours au terme desquels intervient la première notification.
La valeur détermine à quelle fréquence Windows SharePoint Services contrôle le serveur et la fréquence à laquelle Windows SharePoint Services envoie les avis de confirmation. Si vous optez pour une fréquence hebdomadaire, chaque semaine, Windows SharePoint Services contrôle le serveur puis Windows SharePoint Services envoie les notifications.
Adaptez cette heure à votre environnement. Par exemple, si la plupart des utilisateurs sont en ligne et utilisent le serveur pendant la journée, choisissez une heure de nuit, lorsque le serveur est moins sollicité.
Ajustez ce nombre de manière à ce que les propriétaires de collection de sites reçoivent une notification avant que Windows SharePoint Services ne supprime une collection de sites. Le nombre de notifications dépendant également de la fréquence, si vous spécifiez un contrôle quotidien avec trente rappels avant suppression, Windows SharePoint Services notifie le propriétaire d'une collection de sites chaque jour pendant un mois avant de supprimer celle-ci.
Configurez ces heures en fonction des besoins de votre organisation. Dans une structure étendue, où les utilisateurs peuvent nécessiter un stockage de données à long terme, spécifiez des intervalles larges. Par exemple, envoyez les notifications au bout de 180 jours, notifiez chaque mois et supprimez au bout de six mois sans confirmation. Si vous hébergez des sites gratuits pour des clients, vous pouvez réduire ces intervalles. Par exemple, envoyez les notifications au bout de 45 jours, notifiez chaque semaine, supprimez au bout de quatre semaines. Si vous hébergez des sites payants pour des clients, vous pouvez ne pas utiliser cette fonctionnalité, sauf si vous possédez une stratégie de sauvegarde automatisée qui vous permet de restaurer les sites sur demande.
Le tableau ci-après présente chacun de ces paramètres tel qu'il apparaît dans la page Configurer la confirmation d'utilisation et la suppression automatique de la collection de sites et ses valeurs par défaut et minimale.
| Paramètre | Valeur par défaut | Valeur minimale |
|---|---|---|
| Commencer l'envoi de notifications ___ jours après la création de la collection de sites ou la confirmation de son utilisation | 90 jours | 30 jours |
| Rechercher des collections de sites inutilisées et envoyer des notifications <quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles> et exécuter la vérification à <heure> | Toutes les semaines
12h:00 |
Tous les jours |
| Supprimer le site Web après l'envoi de ___ avis | 4 | Minimum quotidien : 28 Minimum hebdomadaire : 4 Minimum mensuel : 2 |
Dans un scénario utilisant les valeurs par défaut ci-dessus, Windows SharePoint Services envoie le premier avis au bout de 90 jours, puis Windows SharePoint Services envoie des avis supplémentaires chaque semaine pendant cinq semaines. À la sixième semaine après la notification initiale, si le propriétaire de la collection de sites ou le contact secondaire ne confirme pas l'utilisation de celle-ci, Windows SharePoint Services la supprime. Si, à un moment quelconque, le propriétaire de la collection de sites ou le contact secondaire confirme l'utilisation, Windows SharePoint Services réinitialise le décompte et n'envoie aucune autre notification par courrier électronique pendant 90 jours.
Remarque Si pour une raison quelconque Windows SharePoint Services ne peut envoyer la notification par courrier électronique, Windows SharePoint Services n'incrémente pas la valeur calculée. Par exemple, si Windows SharePoint Services envoie trois avis et échoue dans l'envoi de la quatrième notification, l'incrémentation n'intervient que lorsque Windows SharePoint Services parvient effectivement à envoyer le quatrième avis.
Le service de minuterie Microsoft SharePoint exécute des tâches planifiées telles que la confirmation et la suppression automatique. Les heures et intervalles que vous spécifiez ici suivent les mêmes règles que n'importe quelle autre tâche réalisée à l'aide du service de minuterie SharePoint dans Windows SharePoint Services.