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Dans un site d'espace de travail de réunion, les participants sont les personnes qui sont invitées à la réunion en tant que telle et qui sont reprises dans la liste Participants. Dans les sites Microsoft Windows SharePoint Services, les utilisateurs sont les personnes qui ont des comptes pour un site les autorisant à accéder au site en question.
Les utilisateurs sont repris sous la zone Administration du site de l'espace de travail. Les noms des participants apparaissent également dans la liste des utilisateurs. Il peut cependant arriver que certains noms d'utilisateurs n'apparaissent pas dans la liste Participants. Par exemple, si vous avez délégué la tâche de mise à jour d'une partie du contenu de l'espace de travail à un assistant administratif, mais que celui-ci ne doit pas assister à la réunion en tant que telle. Le nom de cette personne ne doit donc pas figurer dans la liste Participants.
Pour contrôler ce que les utilisateurs (et les participants) peuvent faire ou voir sur le site, ils sont affectés par défaut au groupe de sites Collaborateur. Le groupe de sites Collaborateur dispose de droits qui lui sont affectés par défaut. Vous pouvez éventuellement affecter des utilisateurs à d'autres groupes de sites ou modifier les droits associés à un groupe de sites. L'ajout de participants à la liste des utilisateurs et l'octroi automatique de droits pour le site d'espace de travail dépend du site d'espace de travail de réunion que vous utilisez et de la manière dont les participants ont été ajoutés.