Sites d'espace de travail de réunion

Auparavant, vous rédigiez un ordre du jour et vous attachiez des documents à l'invitation à la réunion dans votre programme calendrier et de messagerie. Aujourd'hui, vous pouvez réunir ces informations dans un site d'espace de travail de réunion pour que les personnes invitées puissent y accéder à tout moment pour les consulter, les éditer ou ajouter des informations (en fonction de leurs autorisations).

1 Au lieu de taper l'ordre du jour dans une demande de réunion…

2 … et d'y attacher des documents …

3 … ajoutez un lien donnant accès à un site d'espace de travail de réunion.

1 Lorsque les personnes invitées cliquent sur le lien…

2 … le site d'espace de travail de réunion s'ouvre dans leur navigateur pour leur permettre de consulter l'ordre du jour et de travailler avec les documents et toute autre information concernant la réunion.

La centralisation des informations permet aux personnes de travailler ensemble sur le contenu, de toujours avoir accès à la dernière version et d'éviter d'envoyer de gros fichiers via votre système de messagerie à chaque modification du contenu.

Vous pouvez créer un site d'espace de travail de réunion à partir de différents endroits à condition d'avoir accès au site Windows SharePoint Services via votre Intranet ou encore à partir de l'emplacement Internet où vous travaillez pour autant qu'il existe un site SharePoint parent sous lequel vous pouvez créer le site d'espace de travail de réunion. Vous pouvez créer des sites d'espace de travail à partir d'un programme calendrier et de planification compatible avec Windows SharePoint Services, tel que Microsoft Office Outlook 2003, à partir d'un site d'espace de travail de réunion existant (bien que vous ne pouvez pas créer le site d'espace de travail en tant que sous-site d'un site d'espace de travail de réunion existant), à partir d'un site Windows SharePoint Services ou Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003 ou encore d'un intranet ou d'un site externe hébergeant un Windows SharePoint Services. Pour les sites d'espace de travail créés au sein de votre entreprise, vous pouvez inviter dans le site d'espace de travail toute personne faisant partie du même domaine approuvé que vous et disposant d'une adresse de messagerie valide. Pour les sites d'espace de travail créés sur des sites externes, vous pouvez inviter toute personne ayant une adresse de messagerie valide.

L'interaction entre l'invitation par messagerie et le site d'espace de travail varie en fonction du programme de messagerie avec lequel vous travaillez. Si vous utilisez Office Outlook 2003 avec un compte de messagerie Microsoft Exchange Server pour configurer le site d'espace de travail de réunion, le système ajoute automatiquement un lien vers l'espace de travail du site au corps de la demande de réunion. Outlook communique également avec le site d'espace de travail et ajoute automatiquement l'objet, les noms des participants, la date, l'heure et l'endroit de la demande de réunion vers le site d'espace de travail. Si vous modifiez par la suite le nom des participants, la date, l'heure ou l'endroit dans Outlook, ces informations sont automatiquement mises à jour dans le site d'espace de travail de réunion.

Remarque  Si vous mettez les participants à jour dans le site d'espace de travail, vous devrez rebasculer dans Outlook pour mettre à jour ces informations dans la demande.

Si vous utilisez un programme de messagerie autre qu'Outlook, consultez la documentation qui s'y rapporte pour obtenir davantage d'informations ou contactez votre administrateur système.

Le site d'espace de travail se compose d'une ou plusieurs pages contenant des détails de réunion et des listes d'informations courantes concernant la planification, la tenue ou le suivi d'une réunion. Les listes types d'un espace de travail de réunion sont les suivantes : Objectifs, Ordre du jour, Participants, Décisions et Tâches. Outre les listes, vous pouvez ajouter une bibliothèque de documents et une bibliothèque d'images où les utilisateurs peuvent stocker des documents liés à la réunion. Les listes et bibliothèques qui apparaissent par défaut sur la page d'accueil varient en fonction du modèle sélectionné lors de la création du site d'espace de travail.

Dans la page d'accueil (ou toute nouvelle page que vous ajoutez), les informations sont divisées en deux parties appelées composants WebPart. Il existe des composants WebPart pour chaque type de liste ou de bibliothèque, ainsi que pour d'autres types d'informations que vous pouvez ajouter au site d'espace de travail.

Si le site d'espace de travail ne contient pas toutes les informations dont vous avez besoin ou que vous n'aimez pas la disposition ou l'aspect du site d'espace de travail que vous avez créé, vous pouvez le personnaliser.

1 Titre, date, heure et endroit de la réunion

2 Onglets de page

3 Menu de personnalisation du site d'espace de travail

4 Liste d'ordre du jour affichée dans un composant WebPart

5 Bibliothèque de documents affichée dans un composant WebPart

Si vous utilisez un programme de messagerie instantanée compatible avec Windows SharePoint Services, tels que Microsoft Windows Messenger, Microsoft MSN Messenger ou le service de messagerie instantanée Microsoft Exchange, vous pouvez utilisez ce programme à partir de la liste Participants dans le site d'espace de travail pour communiquer avec d'autres participants. Si un participant est en ligne, vous pouvez lui demander d'accéder au site d'espace de travail pour travailler ensemble.

La réunion pour laquelle vous avez créé le site d'espace de travail n'a pas lieu dans le site d'espace de travail de réunion. La réunion en tant que telle est tenue en personne, au téléphone ou à l'aide d'un programme de vidéoconférence, tel que Microsoft Windows NetMeeting. Vous pouvez toutefois visualiser le site d'espace de travail et le mettre à jour durant la réunion. Ainsi, vous pouvez mettre à jour la liste Participants pour refléter les participations effectives, énumérer les décisions, établir le suivi des tâches et publier les minutes de réunion . Vous obtenez ainsi un enregistrement complet de la réunion pour référence ultérieure.